Bạn tìm thấy USB trong máy giặt hay màn hình máy tính "tự nhiên" đen thui, thế là mất hết bao nhiêu bài giảng, giáo án, đề thi... biên soạn từng ấy năm (số điện thoại và nick Yahoo của nữ đồng nghiệp X cũng mất luôn).

Nếu là "dân IT" thì chưa phải là vấn đề, nhưng đối với người dùng thông thường, đôi khi chỉ còn biết ...khóc (khóc thật).

Có nhiều cách lưu dự phòng tài liệu (backup), ở đây tôi chỉ xin giới thiệu một cách rất đơn giản nhưng khá hiệu quả kèm theo những tiện ích khác. Đó là lưu trữ trên mạng với Google Docs, địa chỉ: http://docs.google.com

Với Google Docs, bạn có thể đưa lên (upload), tải về (download) và lưu trữ tài liệu các loại, đặc biệt có thể xem, dịch, sửa, in trực tuyến (online) và chia sẻ tài liệu.

Màn hình giao diện Tiếng Việt quen thuộc. Hiệu chỉnh trực tuyến

Khi xử lý, chỉnh sửa tài liệu, bạn chỉ cần nhấp vào các nút trên thanh công cụ để thực hiện các thao tác như chọn font chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, gạch dưới, thụt lề, định dạng số…

Đưa lên lưu trữ (và tải về) các tập tin của bạn

Google Documents chấp nhận các định dạng tệp phổ biến nhất như DOC, XLS, PPT, RTF, ODT, ODS, CSV…

Tạo mới tài liệu

Bạn có thể tạo tài liệu mới trong thư mục của mình trên Google Dos và dễ dàng thực hiện tất cả các thao tác như thêm bảng, sắp xếp dữ liệu, chèn hình ảnh, công thức, định dạng, lập các danh sách đánh dấu, đổi phông chữ và nhiều hơn thế nữa.

Tất cả đều miễn phí. Bạn có thể xem chi tiết các tính năng và hướng dẫn tại đây: http://www.google.com/google-d-s/intl/vi/tour1.html (bấm nút hình mũi tên >> nếu muốn xem qua 6 trang).

Hạn chế

Chưa thấy Google Docs hỗ trợ các định dạng nén như RAR, ZIP. Ngoài ra, cũng như các công cụ lưu trữ (và chia sẻ) trực tuyến khác, bạn cần chú ý các tùy chọn về bảo mật hay chia sẻ tài liệu.

Kinh nghiệm cá nhân

Không nên "bỏ trứng vào một giỏ", khi tài liệu cá nhân là tâm huyết, trí tuệ hay cơm áo gạo tiền của bạn.